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如何提高出国（guó）参展（zhǎn）效果的几点经（jīng）验（yàn）总结
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作者:design-76
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发布（bù）时间: 2016-05-05
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在日（rì）常展（zhǎn）览业务工作中，笔者总会碰（pèng）到很多有意（yì）通过出国展（zhǎn）览会走向国际（jì）市场的中小企业，但是（shì）他们缺乏出过国参展的经验，以至于（yú）有（yǒu）的错失（shī）了一些参展的机遇，有的没有选对合适（shì）的展（zhǎn）览项目，有的则未能做好（hǎo）充（chōng）足的准备工作就匆匆走出国门，结果参展效果不（bú）佳。在此笔者总结了平时参展企业最多咨询（xún）到的一些出国参展注意事项，按参展（zhǎn）流程加以总结，希望对企（qǐ）业成功（gōng）出国展览有所帮助。
一（yī）、选择适（shì）合企（qǐ）业需求的展览会
一般国际（jì）上经贸类展览会根据不同的标（biāo）准可以分为（wéi）以下几类：
按参（cān）展企业（yè）、参观观众（zhòng）成分（fèn）构成可（kě）以分为国际（jì）性展览会、地区（qū）性展览会和国内（nèi）展览会。较为（wéi）普遍的观点是一个国际性展览会其参展企业或者参（cān）观观众至（zhì）少20%以上（shàng）来自外国（guó）。一般（bān）国（guó）际上著名的大型品（pǐn）牌展览（lǎn）会都是国际化程（chéng）度很高的展览会，其参（cān）展（zhǎn）商和贸易观众的国际化比例都高（gāo）达50%以（yǐ）上。
按展（zhǎn）会开放参观对象可分（fèn）为（wéi）专业性展会和（hé）公共（gòng）性质展会。前者只对该行业专业人（rén）士和买家开放（fàng），通（tōng）常需（xū）要登（dēng）记注册（cè）且需购买门（mén）票；后者对普通公众开放。还有（yǒu）很多展览会采取介于两者之间（jiān）的策略（luè），把专业买家和（hé）公众开放日分开安（ān）排。
按展出内（nèi）容可（kě）分为专业（yè）性展览会和（hé）综合性展览会（huì）。专业性展览会展出内容限于有限的特定的某个或几（jǐ）个行业，而（ér）综合（hé）性展览（lǎn）会（huì）则不（bú）限展出（chū）内容，往往（wǎng）涵盖不同的行（háng）业。
根据展览会现场对参展品处理的规定，可以分成展（zhǎn）示性（xìng）质的展览会和展卖（mài）性（xìng）质的展览会。前者通过展示样（yàng）品（pǐn），获取（qǔ）专业买家的订单，但展览会现场不（bú）允许进行展品（pǐn）的（de）零（líng）售，不允许（xǔ）出现Sale一类的标志；而后者则（zé）允（yǔn）许参展商（shāng）在展览会现场出售展品。
展（zhǎn）览会的（de）这些（xiē）分类很多时候（hòu）都（dōu）是重叠的，譬如欧美国家（jiā）的展（zhǎn）览会很多都是国际性（xìng）的（de）、专业性（xìng）的（观众和（hé）展品两方（fāng）面）、展示性的，而非洲、拉美等（děng）发展中国（guó）家的展览会则不少是综合性的、展卖性的。通过一个（gè）展览会的名称可以对展览会的（de）性质和类别做出（chū）初步的判断，譬（pì）如“埃及泛阿拉（lā）伯/非（fēi）洲（zhōu）塑料橡胶（jiāo）材（cái）料展览（lǎn）会”、“德国法兰克福礼（lǐ）品办公用品展（zhǎn）览会”一（yī）看（kàn）就是（shì）属于专业性（xìng）展览会，而（ér）冠以“国际贸易（yì）博览会（huì）”、“中国贸易展览会”、“中国商品展览（lǎn）会”等名字（zì）的（de）展览项目通常都是综合（hé）性质（zhì）展（zhǎn）览会。了解这些事实的意（yì）义（yì）在（zài）于参展（zhǎn）企业选择参加什么类别（bié）和性质（zhì）的展览会直接关系到参展准备各项业务工作的开展（zhǎn）。
对于企（qǐ）业具体决策（cè）选择参加哪个展览会，在此有两条建议（yì）：
第一，对于（yú）欧美（měi）发达（dá）国（guó）家市（shì）场，当（dāng）地产业分（fèn）工细化，展览行业比较发达，展览项目也随着（zhe）产业发展愈分（fèn）愈（yù）细（xì），因此大家（jiā）应该（gāi）尽量根据自己产（chǎn）品的种类选择内容相符合的专（zhuān）业展览会。通（tōng）常大家可以通过以（yǐ）下（xià）途径了解（jiě）该专业（yè）展览会是否符合自己企业的需求（qiú）：
①大型展览公司和其他展览会（huì）组织（zhī）者（zhě）都会在自己的网站上设立具体展览项目的网页，在此公布该展览会（huì）详（xiáng）细（xì）的（de）展品（pǐn）范围、往（wǎng）届展（zhǎn）会参展（zhǎn）商（shāng）和观众数量与结构。有的还会请第三方统计机（jī）构（gòu）根据展（zhǎn）商（shāng）及观众调查表（biǎo）做（zuò）出展会统计（jì）报告（gào）并公布（bù）参会（huì）人员对展（zhǎn）会效果、主办方（fāng）服务、展商及观众质量的评价，参展商应该（gāi）在决定参展（zhǎn）之前认真（zhēn）阅（yuè）读这些信息并综合（hé）判（pàn）断这个展会是否合适。
②认真阅读招展文件。国内（nèi）正规的组团单位都会在招展（zhǎn）文件中搜集（jí）并如实反映上述信（xìn）息，供参展企业（yè）做出正确的判断。
第二，对于亚非拉发展（zhǎn）中国家和（hé）新兴市场，在缺乏专业展览会的场合下（xià），可以选择参加（jiā）当地影响力最（zuì）大、观众人（rén）数最（zuì）多、国际化程度（dù）最高的综合（hé）性（xìng）展览会或为（wéi）中国企业量身定（dìng）制的“中国贸易展”。
二、做好参展前（qián）的准备工作
第一（yī），掌握报名和筹备参展时间。很多（duō）国际（jì）展览会（huì）均在头一届展览（lǎn）会结束后就开始下（xià）一届招展工作。每两年或三年（nián）、四（sì）年（nián）一（yī）度的（de）展览会则会在（zài）展前15-18个（gè）月即开始报名。对中国的展商而言，由于牵涉（shè）到境外付款、签证申请及展品国际运输等复（fù）杂环节，最好能在展览会开幕前半年时间就报名（míng）。热门（mén）展览会的报名更（gèng）是越早越好。很多专业展览会主办单位都（dōu）会在（zài）企业（yè）报名（míng）后对展品的实物（wù）或者图册（cè）进行打分评测，不合格的企业最终不（bú）能获（huò）得展位。整个（gè）参展资格审核过程往往就需要1-2个月时间。对于持因（yīn）公（gōng）护（hù）照申（shēn）请签证的国内主管部门审批程序就需要近两个月，需要海运的展品通（tōng）常（cháng）在展（zhǎn）会（huì）开幕前2个月（yuè）就要运出，报名太（tài）晚显然无法和其他展品一（yī）同运输，加大展品（pǐn）不能按时运抵展出的风险，同时办理出国（guó）手续时间紧张（zhāng），存在无法按时（shí）离境的风险。因此（cǐ）出国参展决不能和参加国内展览会那样提前1-2个月才（cái）报名。由于出国参展筹备工作各个阶段的时间性（xìng）都特别强，因此各位在出国（guó）参展筹（chóu）备的整个过程中（zhōng）一定要高度（dù）重视时间管理，每（měi）一步（bù）工作都（dōu）需要设置（zhì）最后完成（chéng）时间，尽量按（àn）照（zhào）组（zǔ）团单位（wèi）下发的业务流（liú）程（chéng）明确的时间结点来完成各项（xiàng）工作。
第二，合理做（zuò）好（hǎo）参展预（yù）算（suàn）。
通常来说（shuō），参（cān）加国（guó）外展览会（huì）的费用（yòng）包括（kuò）场地费用、展（zhǎn）位搭建（jiàn）、展（zhǎn）品运输和人员（yuán）费用四大块。此外还有（yǒu）报名费、会刊（kān）登录费、其他（tā）杂费（fèi）（譬如在德国，经AUMA认（rèn）证的展（zhǎn）览会（huì）还（hái）有（yǒu）每（měi）平方米0.6欧元的管理（lǐ）费，法兰克福的展览会还有每参展商（shāng）416欧元的电子（zǐ）平台登录费（fèi）等）等相对小额（é）的开支。
一般组（zǔ）团（tuán）单位的报（bào）价都是标准（zhǔn）展位的（de）费用（yòng），意味着已经包含了该展（zhǎn）位的（de）场地租金、标准展位的搭（dā）建和道具（jù）基本配备（桌（zhuō）、椅（yǐ）、地毯、一定（dìng）量的架板、展柜、射灯、司标板（bǎn）等）以及基本照明电费、清洁费等。一般组（zǔ）团单位都会（huì）对自己展区的（de）标准展位进行统（tǒng）一风格的装修，例（lì）如我会（huì）一本（běn）都（dōu）会采用比（bǐ）较（jiào）明（míng）快的（de）色调（diào），统一使用CHINA和（hé）中国贸（mào）促（cù）会的（de）标志突出中（zhōng）国馆整体（tǐ）形象以吸引观众。因此对于希望节（jiē）省成本而又醒目实用的参展企（qǐ）业，选择标准展位是（shì）最好的办（bàn）法。当（dāng）然展位搭建（jiàn）开支（zhī）取决（jué）于（yú）企业（yè）参展预算许可范围和参（cān）展（zhǎn）的目的。在需要的情况下（xià）也（yě）可以（yǐ）请专（zhuān）门的设计公司设计自己展位形象并单独施工，这种特（tè）装修（xiū）一般成本（běn）都不（bú）菲，适（shì）合（hé）重点（diǎn）展示自己（jǐ）形象和品牌的大公司大展位。
随（suí）展团统一（yī）运输展品对企业来说是比（bǐ）较（jiào）便捷（jié）和（hé）节（jiē）省成本的方式，组展单位报出的展品运输价格一般分为海运（yùn）价格（按照体积XX元/立方米）和空运价格（按照总量XX元（yuán）/公斤）两（liǎng）种方式，包括从指定仓（cāng）库集货起直至（zhì）博览会展（zhǎn）位（wèi）的全程（chéng）运输费、仓储费、报关手续费等费用（yòng）。参（cān）展企业只（zhī）需（xū）根据自己展品的情（qíng）况依（yī）照报价提前计算展品（pǐn）运输成本。需要注意的是因为展品类别和参（cān）展国别与地域的不（bú）同，展览品关税的额度也有各自的规定，组团单位一般都会根据当地海关的（de）要气（qì）提前报价或做出合理（lǐ）的估算（suàn），并指导参展企（qǐ）业如何计算关（guān）税（shuì）开（kāi）支。
人员费用则是参展人员往返交通、境外餐饮、交通及住宿等境外生活开支（zhī），一般组团单位都会（huì）详细列出各项费用预（yù）算情况。
第三，选择适合（hé）的（de）展品，安排好展品的包装（zhuāng），事先安排相关手续。
选择适合的展品参展是（shì）境外（wài）参展获得成功的重要保（bǎo）障。基本（běn）原则是展品必须（xū）符合展览会的主题和展出内容，展品能体现（xiàn）自己最新技术成（chéng）果和水平，展品符合（hé）当年和来年流行趋势，这样才能在（zài）展（zhǎn）览会上适销对（duì）路吸引买家的（de）眼球。对于不同类别和特点的展（zhǎn）览会，展品选择上也有一（yī）定讲（jiǎng）究，例如欧美专（zhuān）业性展（zhǎn）览会，展品须成系列从而体现参展商的专（zhuān）业水（shuǐ）平，但不在于（yú）量多，主要通过展（zhǎn）示样品来获取订单；但是对于一些发展中国（guó）家（jiā）的展（zhǎn）卖性展览会，展期通（tōng）常都比较长（zhǎng）（10天左右），参展商应充分考虑这一状（zhuàng）况，携带或发运足（zú）够（gòu）量的（de）适合当地买家的（de）展品，从而避（bì）免展出头几天展（zhǎn）品（pǐn）就被抢（qiǎng）购一（yī）空（kōng）的局（jú）面。
展品必须（xū）适当（dāng）包（bāo）装，既（jì）要确保展品运输（shū）途中的安全，又（yòu）要尽量避免报关时不（bú）必要的（de）麻烦。例如如（rú）果可能（néng）尽量不要使用原木材料的外包装，因为很多国家对原木包装（zhuāng）都有熏蒸的规定；如果是食品类展品，还需要事先做好必要的检（jiǎn）验检疫手续，取得相关凭证（zhèng）；对（duì）于大（dà）型超（chāo）重的机械设备（bèi），还要提前通知组团单位和运输代理以（yǐ）安排特殊的大型吊装搬运设备，确保装运和卸载的安全。
第（dì）四，做好展位布置设计（jì）规划，预定适合展（zhǎn）品的道具。
刚才已经提到，参展企业如果租用标准展位，一般都已经包括了基本的（de）道（dào）具配（pèi）备。但是每（měi）家企业根据自己展品内容、企业文化、营销理（lǐ）念、展出目标等（děng）的差异，也应该事（shì）先对（duì）自己展（zhǎn）位内部（bù）的展品摆放、内部装饰（粘贴海报、悬挂各类装饰物品（pǐn）等）谈判区域等事先做好规划和设（shè）计。这就要求参展企（qǐ）业事先充分了解自（zì）己展位的状（zhuàng）况（展（zhǎn）馆号和展位号、在展馆中的具体位（wèi）置和周边情况、展位（wèi）开面情况、墙板高度、展位总体色调等）。通常（cháng）在基（jī）本道具（jù）之外，组团（tuán）单位（wèi）或施工（gōng）单位会提供额外收费道具征订表供企业选（xuǎn）择。对此参展企业应该精打（dǎ）细算，根据（jù）实际需求（qiú）选择。
第（dì）五（wǔ），及时安（ān）排出国人员，做好出国手续办理工作（zuò）。
参展（zhǎn）企业需尽早确定出国展览专职负责人员，通常由一名（míng）公司管理层人员加（jiā）上一名业务销售（shòu）或设计技术人员构成。提早充分（fèn）了解目（mù）的地国签证（zhèng）手续时间（jiān）和（hé）需（xū）要准备的材料的（de）具（jù）体规定（dìng）。一定要注意（yì）如实申报自己（jǐ）个人情况（kuàng）和以往出国记录情况（kuàng），避免（miǎn）由于（yú）提供信息有（yǒu）误而造成（chéng）拒签。在制作担保函、派遣函（hán）、证明函等（děng）正式（shì）函件时，一定要用公（gōng）司正确的对外抬头纸。过去我们就遇到过（guò）由于抬头纸上电话已经（jīng）更换，使馆联系不到参展企业而（ér）拒（jù）签的（de）情（qíng）况（kuàng）。
第六，设计自己参（cān）展宣传计划，邀请已有（yǒu）客户，准备（bèi）宣传（chuán）资料。
参展企业应自己设计一个参展的宣传计划。事先应将自己的参（cān）展信息通知当地（dì）已有（yǒu）的客（kè）户，邀请他们（men）前来（lái）参（cān）观。同时企（qǐ）业应事先准备好翻译（yì）好的带（dài）有（yǒu）当地语言的或（huò）至少是英（yīng）语的宣传图册、最新产（chǎn）品（pǐn）的图（tú）片和介绍、新闻宣传稿、带（dài）有商标或（huò）logo的（de）现场促销用小礼品等宣传用（yòng）品，以便现场接待（dài）观（guān）众和新闻记者到访。
三（sān）、做（zuò）好（hǎo）展会现场需加以（yǐ）注意（yì）的事项
针对展览会现场发现的各（gè）类（lèi）对参展（zhǎn）产生负（fù）面（miàn）影响的（de）问题，贸（mào）促会展览（lǎn）部都（dōu）做了认真（zhēn）总结（jié），编写成下面的表格，随参（cān）展（zhǎn）确（què）认文（wén）件一同（tóng）发放，作（zuò）为对参展企业（yè）的指导。
一（yī）、选择适（shì）合企（qǐ）业需求的展览会
一般国际（jì）上经贸类展览会根据不同的标（biāo）准可以分为（wéi）以下几类：
按参（cān）展企业（yè）、参观观众（zhòng）成分（fèn）构成可（kě）以分为国际（jì）性展览会、地区（qū）性展览会和国内（nèi）展览会。较为（wéi）普遍的观点是一个国际性展览会其参展企业或者参（cān）观观众至（zhì）少20%以上（shàng）来自外国（guó）。一般（bān）国（guó）际上著名的大型品（pǐn）牌展览（lǎn）会都是国际化程（chéng）度很高的展览会，其参（cān）展（zhǎn）商和贸易观众的国际化比例都高（gāo）达50%以（yǐ）上。
按展（zhǎn）会开放参观对象可分（fèn）为（wéi）专业性展会和（hé）公共（gòng）性质展会。前者只对该行业专业人（rén）士和买家开放（fàng），通（tōng）常需（xū）要登（dēng）记注册（cè）且需购买门（mén）票；后者对普通公众开放。还有（yǒu）很多展览会采取介于两者之间（jiān）的策略（luè），把专业买家和（hé）公众开放日分开安（ān）排。
按展出内（nèi）容可（kě）分为专业（yè）性展览会和（hé）综合性展览会（huì）。专业性展览会展出内容限于有限的特定的某个或几（jǐ）个行业，而（ér）综合（hé）性展览（lǎn）会（huì）则不（bú）限展出（chū）内容，往往（wǎng）涵盖不同的行（háng）业。
根据展览会现场对参展品处理的规定，可以分成展（zhǎn）示性（xìng）质的展览会和展卖（mài）性（xìng）质的展览会。前者通过展示样（yàng）品（pǐn），获取（qǔ）专业买家的订单，但展览会现场不（bú）允许进行展品（pǐn）的（de）零（líng）售，不允许（xǔ）出现Sale一类的标志；而后者则（zé）允（yǔn）许参展商（shāng）在展览会现场出售展品。
展（zhǎn）览会的（de）这些（xiē）分类很多时候（hòu）都（dōu）是重叠的，譬如欧美国家（jiā）的展（zhǎn）览会很多都是国际性（xìng）的（de）、专业性（xìng）的（观众和（hé）展品两方（fāng）面）、展示性的，而非洲、拉美等（děng）发展中国（guó）家的展览会则不少是综合性的、展卖性的。通过一个（gè）展览会的名称可以对展览会的（de）性质和类别做出（chū）初步的判断，譬（pì）如“埃及泛阿拉（lā）伯/非（fēi）洲（zhōu）塑料橡胶（jiāo）材（cái）料展览（lǎn）会”、“德国法兰克福礼（lǐ）品办公用品展（zhǎn）览会”一（yī）看（kàn）就是（shì）属于专业性（xìng）展览会，而（ér）冠以“国际贸易（yì）博览会（huì）”、“中国贸易展览会”、“中国商品展览（lǎn）会”等名字（zì）的（de）展览项目通常都是综合（hé）性质（zhì）展（zhǎn）览会。了解这些事实的意（yì）义（yì）在（zài）于参展（zhǎn）企业选择参加什么类别（bié）和性质（zhì）的展览会直接关系到参展准备各项业务工作的开展（zhǎn）。
对于企（qǐ）业具体决策（cè）选择参加哪个展览会，在此有两条建议（yì）：
第一，对于（yú）欧美（měi）发达（dá）国（guó）家市（shì）场，当（dāng）地产业分（fèn）工细化，展览行业比较发达，展览项目也随着（zhe）产业发展愈分（fèn）愈（yù）细（xì），因此大家（jiā）应该（gāi）尽量根据自己产（chǎn）品的种类选择内容相符合的专（zhuān）业展览会。通（tōng）常大家可以通过以（yǐ）下（xià）途径了解（jiě）该专业（yè）展览会是否符合自己企业的需求（qiú）：
①大型展览公司和其他展览会（huì）组织（zhī）者（zhě）都会在自己的网站上设立具体展览项目的网页，在此公布该展览会（huì）详（xiáng）细（xì）的（de）展品（pǐn）范围、往（wǎng）届展（zhǎn）会参展（zhǎn）商（shāng）和观众数量与结构。有的还会请第三方统计机（jī）构（gòu）根据展（zhǎn）商（shāng）及观众调查表（biǎo）做（zuò）出展会统计（jì）报告（gào）并公布（bù）参会（huì）人员对展（zhǎn）会效果、主办方（fāng）服务、展商及观众质量的评价，参展商应该（gāi）在决定参展（zhǎn）之前认真（zhēn）阅（yuè）读这些信息并综合（hé）判（pàn）断这个展会是否合适。
②认真阅读招展文件。国内（nèi）正规的组团单位都会在招展（zhǎn）文件中搜集（jí）并如实反映上述信（xìn）息，供参展企业（yè）做出正确的判断。
第二，对于亚非拉发展（zhǎn）中国家和（hé）新兴市场，在缺乏专业展览会的场合下（xià），可以选择参加（jiā）当地影响力最（zuì）大、观众人（rén）数最（zuì）多、国际化程度（dù）最高的综合（hé）性（xìng）展览会或为（wéi）中国企业量身定（dìng）制的“中国贸易展”。
二、做好参展前（qián）的准备工作
第一（yī），掌握报名和筹备参展时间。很多（duō）国际（jì）展览会（huì）均在头一届展览（lǎn）会结束后就开始下（xià）一届招展工作。每两年或三年（nián）、四（sì）年（nián）一（yī）度的（de）展览会则会在（zài）展前15-18个（gè）月即开始报名。对中国的展商而言，由于牵涉（shè）到境外付款、签证申请及展品国际运输等复（fù）杂环节，最好能在展览会开幕前半年时间就报名（míng）。热门（mén）展览会的报名更（gèng）是越早越好。很多专业展览会主办单位都（dōu）会在（zài）企业（yè）报名（míng）后对展品的实物（wù）或者图册（cè）进行打分评测，不合格的企业最终不（bú）能获（huò）得展位。整个（gè）参展资格审核过程往往就需要1-2个月时间。对于持因（yīn）公（gōng）护（hù）照申（shēn）请签证的国内主管部门审批程序就需要近两个月，需要海运的展品通（tōng）常（cháng）在展（zhǎn）会（huì）开幕前2个月（yuè）就要运出，报名太（tài）晚显然无法和其他展品一（yī）同运输，加大展品（pǐn）不能按时运抵展出的风险，同时办理出国（guó）手续时间紧张（zhāng），存在无法按时（shí）离境的风险。因此（cǐ）出国参展决不能和参加国内展览会那样提前1-2个月才（cái）报名。由于出国参展筹备工作各个阶段的时间性（xìng）都特别强，因此各位在出国（guó）参展筹（chóu）备的整个过程中（zhōng）一定要高度（dù）重视时间管理，每（měi）一步（bù）工作都（dōu）需要设置（zhì）最后完成（chéng）时间，尽量按（àn）照（zhào）组（zǔ）团单位（wèi）下发的业务流（liú）程（chéng）明确的时间结点来完成各项（xiàng）工作。
第二，合理做（zuò）好（hǎo）参展预（yù）算（suàn）。
通常来说（shuō），参（cān）加国（guó）外展览会（huì）的费用（yòng）包括（kuò）场地费用、展（zhǎn）位搭建（jiàn）、展（zhǎn）品运输和人员（yuán）费用四大块。此外还有（yǒu）报名费、会刊（kān）登录费、其他（tā）杂费（fèi）（譬如在德国，经AUMA认（rèn）证的展（zhǎn）览会（huì）还（hái）有（yǒu）每（měi）平方米0.6欧元的管理（lǐ）费，法兰克福的展览会还有每参展商（shāng）416欧元的电子（zǐ）平台登录费（fèi）等）等相对小额（é）的开支。
一般组（zǔ）团（tuán）单位的报（bào）价都是标准（zhǔn）展位的（de）费用（yòng），意味着已经包含了该展（zhǎn）位的（de）场地租金、标准展位的搭（dā）建和道具（jù）基本配备（桌（zhuō）、椅（yǐ）、地毯、一定（dìng）量的架板、展柜、射灯、司标板（bǎn）等）以及基本照明电费、清洁费等。一般组（zǔ）团单位都会（huì）对自己展区的（de）标准展位进行统（tǒng）一风格的装修，例（lì）如我会（huì）一本（běn）都（dōu）会采用比（bǐ）较（jiào）明（míng）快的（de）色调（diào），统一使用CHINA和（hé）中国贸（mào）促（cù）会的（de）标志突出中（zhōng）国馆整体（tǐ）形象以吸引观众。因此对于希望节（jiē）省成本而又醒目实用的参展企（qǐ）业，选择标准展位是（shì）最好的办（bàn）法。当（dāng）然展位搭建（jiàn）开支（zhī）取决（jué）于（yú）企业（yè）参展预算许可范围和参（cān）展（zhǎn）的目的。在需要的情况下（xià）也（yě）可以（yǐ）请专（zhuān）门的设计公司设计自己展位形象并单独施工，这种特（tè）装修（xiū）一般成本（běn）都不（bú）菲，适（shì）合（hé）重点（diǎn）展示自己（jǐ）形象和品牌的大公司大展位。
随（suí）展团统一（yī）运输展品对企业来说是比（bǐ）较（jiào）便捷（jié）和（hé）节（jiē）省成本的方式，组展单位报出的展品运输价格一般分为海运（yùn）价格（按照体积XX元/立方米）和空运价格（按照总量XX元（yuán）/公斤）两（liǎng）种方式，包括从指定仓（cāng）库集货起直至（zhì）博览会展（zhǎn）位（wèi）的全程（chéng）运输费、仓储费、报关手续费等费用（yòng）。参（cān）展企业只（zhī）需（xū）根据自己展品的情（qíng）况依（yī）照报价提前计算展品（pǐn）运输成本。需要注意的是因为展品类别和参（cān）展国别与地域的不（bú）同，展览品关税的额度也有各自的规定，组团单位一般都会根据当地海关的（de）要气（qì）提前报价或做出合理（lǐ）的估算（suàn），并指导参展企（qǐ）业如何计算关（guān）税（shuì）开（kāi）支。
人员费用则是参展人员往返交通、境外餐饮、交通及住宿等境外生活开支（zhī），一般组团单位都会（huì）详细列出各项费用预（yù）算情况。
第三，选择适合（hé）的（de）展品，安排好展品的包装（zhuāng），事先安排相关手续。
选择适合的展品参展是（shì）境外（wài）参展获得成功的重要保（bǎo）障。基本（běn）原则是展品必须（xū）符合展览会的主题和展出内容，展品能体现（xiàn）自己最新技术成（chéng）果和水平，展品符合（hé）当年和来年流行趋势，这样才能在（zài）展（zhǎn）览会上适销对（duì）路吸引买家的（de）眼球。对于不同类别和特点的展（zhǎn）览会，展品选择上也有一（yī）定讲（jiǎng）究，例如欧美专（zhuān）业性展（zhǎn）览会，展品须成系列从而体现参展商的专（zhuān）业水（shuǐ）平，但不在于（yú）量多，主要通过展（zhǎn）示样品来获取订单；但是对于一些发展中国（guó）家（jiā）的展（zhǎn）卖性展览会，展期通（tōng）常都比较长（zhǎng）（10天左右），参展商应充分考虑这一状（zhuàng）况，携带或发运足（zú）够（gòu）量的（de）适合当地买家的（de）展品，从而避（bì）免展出头几天展（zhǎn）品（pǐn）就被抢（qiǎng）购一（yī）空（kōng）的局（jú）面。
展品必须（xū）适当（dāng）包（bāo）装，既（jì）要确保展品运输（shū）途中的安全，又（yòu）要尽量避免报关时不（bú）必要的（de）麻烦。例如如（rú）果可能（néng）尽量不要使用原木材料的外包装，因为很多国家对原木包装（zhuāng）都有熏蒸的规定；如果是食品类展品，还需要事先做好必要的检（jiǎn）验检疫手续，取得相关凭证（zhèng）；对（duì）于大（dà）型超（chāo）重的机械设备（bèi），还要提前通知组团单位和运输代理以（yǐ）安排特殊的大型吊装搬运设备，确保装运和卸载的安全。
第（dì）四，做好展位布置设计（jì）规划，预定适合展（zhǎn）品的道具。
刚才已经提到，参展企业如果租用标准展位，一般都已经包括了基本的（de）道（dào）具配（pèi）备。但是每（měi）家企业根据自己展品内容、企业文化、营销理（lǐ）念、展出目标等（děng）的差异，也应该事（shì）先对（duì）自己展（zhǎn）位内部（bù）的展品摆放、内部装饰（粘贴海报、悬挂各类装饰物品（pǐn）等）谈判区域等事先做好规划和设（shè）计。这就要求参展企（qǐ）业事先充分了解自（zì）己展位的状（zhuàng）况（展（zhǎn）馆号和展位号、在展馆中的具体位（wèi）置和周边情况、展位（wèi）开面情况、墙板高度、展位总体色调等）。通常（cháng）在基（jī）本道具（jù）之外，组团（tuán）单位（wèi）或施工（gōng）单位会提供额外收费道具征订表供企业选（xuǎn）择。对此参展企业应该精打（dǎ）细算，根据（jù）实际需求（qiú）选择。
第（dì）五（wǔ），及时安（ān）排出国人员，做好出国手续办理工作（zuò）。
参展（zhǎn）企业需尽早确定出国展览专职负责人员，通常由一名（míng）公司管理层人员加（jiā）上一名业务销售（shòu）或设计技术人员构成。提早充分（fèn）了解目（mù）的地国签证（zhèng）手续时间（jiān）和（hé）需（xū）要准备的材料的（de）具（jù）体规定（dìng）。一定要注意（yì）如实申报自己（jǐ）个人情况（kuàng）和以往出国记录情况（kuàng），避免（miǎn）由于（yú）提供信息有（yǒu）误而造成（chéng）拒签。在制作担保函、派遣函（hán）、证明函等（děng）正式（shì）函件时，一定要用公（gōng）司正确的对外抬头纸。过去我们就遇到过（guò）由于抬头纸上电话已经（jīng）更换，使馆联系不到参展企业而（ér）拒（jù）签的（de）情（qíng）况（kuàng）。
第六，设计自己参（cān）展宣传计划，邀请已有（yǒu）客户，准备（bèi）宣传（chuán）资料。
参展企业应自己设计一个参展的宣传计划。事先应将自己的参（cān）展信息通知当地（dì）已有（yǒu）的客（kè）户，邀请他们（men）前来（lái）参（cān）观。同时企（qǐ）业应事先准备好翻译（yì）好的带（dài）有（yǒu）当地语言的或（huò）至少是英（yīng）语的宣传图册、最新产（chǎn）品（pǐn）的图（tú）片和介绍、新闻宣传稿、带（dài）有商标或（huò）logo的（de）现场促销用小礼品等宣传用（yòng）品，以便现场接待（dài）观（guān）众和新闻记者到访。
三（sān）、做（zuò）好（hǎo）展会现场需加以（yǐ）注意（yì）的事项
针对展览会现场发现的各（gè）类（lèi）对参展（zhǎn）产生负（fù）面（miàn）影响的（de）问题，贸（mào）促会展览（lǎn）部都（dōu）做了认真（zhēn）总结（jié），编写成下面的表格，随参（cān）展（zhǎn）确（què）认文（wén）件一同（tóng）发放，作（zuò）为对参展企业（yè）的指导。
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